Poradnik: jak napisać, stworzyć i trzymać się swojego biznesplanu?

Tworzenie biznesplanu jest idealnym uzupełnieniem dotychczasowego pomysłu na swój biznes. Jego dokładne rozpisanie oraz starannie uwzględnienie wszystkich możliwości, nie tylko zwiększy szanse na sukces, ale także pozwali reagować na niespodziewane, negatywne zdarzenia. Specjaliści jasno zalecają tworzenie swoistych harmonogramów, których wdrożenie na ścieżkę zawodową zwiększa szansę powodzenia. Co więcej – nasz plan możemy modyfikować i wyciągać na jego podstawie wnioski, które dostarczą niezwykle cennej wiedzy o naszym biznesie.

Tylko, jak stworzyć i jak napisać biznes plan, aby był on nie tylko skuteczny, ale także możliwy do całościowej (lub częściowej) realizacji?

Czym jest biznes plan?

Biznesplan, jak sama nazwa wskazuje, to plan na Twój własny biznes, przyjmujący najczęściej charakter dokumentu. To w nim zawarta jest przyszła koncepcja na zbudowanie i rozwijanie firmy.

Sprawnie i poprawnie stworzony plan składa się z dwóch, głównych części. Pierwsza – dotyczy celów krótkoterminowych, a druga – długoterminowych. Cele te dotyczyć mogą produktów, usług, sprzedaży, obsługi klienta, budowania relacji i prowadzenia komunikacji.

Aby biznesplan był efektywny i skuteczny, powinien zawierać analizę możliwości rynkowych, działań konkurencji, a także środków, niezbędnych do realizacji celów w danym otoczeniu rynkowym. To dzięki niemu odpowiesz na pytania takie jak np. ile kosztów zewnętrznych potrzebnych będzie do realizacji celu? Jak będzie wyglądała realizacja planu i co jest przedmiotem planowanego przedsięwzięcia?

Odpowiedzi na te wszystkie pytania wymagane są najczęściej w początkowej fazie planowania działalności, np. jeszcze przed oficjalnym rozbudowaniem profilu działania. Dlatego też nieoficjalnie przyjęło się, że biznesplan jest pierwszym krokiem do własnego przedsiębiorstwa.

Po co ci taki plan?

No dobrze, ale właściwie po co tworzyć taki plan? Czy nie lepiej “poddać się chwili” i działać pod wpływem tego, co przyniesie nam dzień? Otóż – nie, bowiem trzymanie planu jest kluczowe w osiąganiu celów i reagowaniu na sytuacje kryzysowe. Oto kilka zalet, które otrzymasz za darmo, tylko dzięki przygotowanym dokumentom:

• uporządkowane informacje, które dotychczas kotłowały się w twojej głowie, bez konkretnej perspektywy rozwoju,
• nowe informacje i procesy, które pozwalają na podejmowanie słusznych i przemyślanych decyzji, zwiększając szanse na powodzenie,
• staranny plan kredytowy, dzięki któremu lepiej zaplanujesz wydatki, przychody, możliwe dotacje i cele finansowe,
• zapobieganie porażkom, przewidując i posiadając “plan B” na sytuacje kryzysowe.
• poznanie konkurencji
• obranie spójnej i konkretnej komunikacji,
• poznanie klienta i grupy odbiorczej,
• poczucie kontroli i bezpieczeństwa.

Biznes plan jak napisać?

Nie ma konkretnego scenariusza na napisanie biznesplanu. Jego rozdziały, informacje i rozkład zależy od twoich preferencji i zdolności. Podczas jego spisywania możesz więc trzymać się dwóch możliwości. Pierwszej, która polega na dużej swobodzie i spisywaniu wszystkich wolnych myśli i drugiej, opartej na szkicu, takim jak ten poniższy.

Zanim jednak przejdziesz do jego spisywania, pamiętaj aby Twój plan był konkretny i wiarygodny. Nie opieraj się na metaforach, nierealnych sytuacjach i zbyt dużych przypuszczeniach – w biznesplanie istotne są liczby i konkretne dane. Im bardziej będzie on przejrzysty i uporządkowany, tym większa szansa na jego powodzenie i wdrożenie.

Przykładowy spis treści dla twojego biznesplanu:

1. Streszczenie – czyli ogólne informacje o twoim biznesie. W tym miejscu zapisujesz dane właścicieli, opracowujesz cel, koncepcję rozwoju firmy, przewidujesz zyski i straty, opisujesz samą usługę. Dzięki starannym wprowadzeniu będziesz mógł skorygować i ocenić słuszność założeń za jakiś czas.
2. Pełna charakterystyka – szczegółowy opis przedsiębiorstwa, poczynając od zakresu działań, formę prawną, formę organizacyjną, rodzaj działalności, lokalizację, dane teleadresowe. To w tym miejscu opisujemy również cele firmy, wizje i główne myśli. Warto poświęcić temu rozdziałowi dużo więcej uwagi.
3. Opis usługi/sprzedawanego produktu – prowadząc biznes musisz znać od podszewki usługę lub produkt, który oferujesz. Aby to zrobić, musisz nie tylko go nazwać, ale także poznać i charakteryzować jego rozmiar, wagę, funkcję, zasady działania. To na tym etapie musisz wycenić swoją usługę, znając jej pełny zakres zalet i wad.
4. Pracownicy – na początku zapewne jednym pracownikiem będziesz ty, ale docelowo twój zespół się powiększy. W tym rozdziale scharakteryzować musisz kadrę oraz listę osób, niezbędnych do powodzenia twojego projektu. Dlatego tak ważne jest zdefiniowanie kwalifikacji kadry kierowniczej, stworzenie struktury organizacyjnej, określenie liczby zatrudnionych osób (uwzględniając formę, okres zatrudniania i wynagradzania).
5. Konkurencja – poznanie konkurencji z branży pozwoli ci reagować na zmiany, a także unikać błędów, które zostały popełnione. Przyglądając się i analizując ich poczynania, dużo łatwiej będzie ci obrać komunikacje i poznać docelową grupę odbiorczą. To w tym kroku zaleca się analizę SWOT, która pomaga poznać słabe i mocne strony, z uwzględnieniem zagrożeń rynkowych.
6.  Strategia marketingowa – często pomijana, ale będąca niezbędnym elementem rozwoju biznesu w XXI wieku. To w tym kroku analizujesz niezbędne narzędzia, drogi dotarcia do klientów, analizujesz budżet i możliwości w zakresie reklamy, optymalizacji i promocji.
7.  Plan finansowy – podsumowujący i zbierający wszystkie informacje o wydatkach, należnościach i przychodach. Odpowiedz sobie na takie pytanie – np. z jakiego wsparcia finansowego będziesz korzystać? Co zrobisz, jeśli firma będzie stratna? Jaka jest najbliższa, planowana inwestycja?

Co jeszcze?

Oczywiście twój biznes plan może składać się z wielu innych segmentów i podrozdziałów, w zależności od potrzeb i podejmowanej działalności. Oprócz powyższych siedmiu punktów możesz umieścić informacje, odnośnie, np:

• Perspektyw – sprzedażowych, inwestycyjnych, rynkowych. Warto podzielić je na zarówno krótkoterminowe (np. miesięczne), jak i roczne,
• Nakładów – nie tylko finansowych, ale również czasowych.
• Bilansu, zawierającego aktywa, zasoby i pasywa.
• Plan B na wypadek niezrealizowanych celów, przypadkowych wydatków i nagłych kryzysów,
• punktu rentowności (tzw. BEP), który jest punktem równowagi, wskazującym na konieczność pokrycia wszystkich, firmowych kosztów,
• analizy wskaźnikowej – którą wylicza się na bazie danych z bilansu i rachunku zysków i strat.
• cash flow – który uwzględnia wszystkie wpływy i ponoszone wydatki w określonym, konkretnym przedziale czasowym.

Czy warto tworzyć harmonogram?

Kwestia harmonogramu jest sporna i dzieli zwolenników biznesplanu na dwa obozy. Obóz pierwszy nie zgadza się z tworzeniem sztywnych harmonogramów, twierdząc iż niemożliwe jest dokładne przewidzenie działań konkurencji i rynku. Obóz drugi twierdzi iż przewidywanie (nawet oparte na spekulacjach) daje ogrom możliwości i różnych perspektyw.

Jeśli jednak zdecydujesz się na szczegółowo opracowany harmonogram, uwzględnij w nim m.in. planowany termin rozpoczęcia i zakończenia wszystkich kroków i poszczególnych prac, opis etapów, z wyszczególnieniem wszystkich czynników, mogących wpłynąć na realizację (lub porażkę w realizacji) opracowanego planu.

Dlaczego mój biznesplan jest nieskuteczny?

Najczęstszą przyczyną nieudanego planu jest niewłaściwe przewidywanie i nieznajomość rynku, na który wypuszcza się dany produkt. Nieodpowiednia analiza, złe przypuszczenia i nieprzygotowanie do stworzonego dokumentu, to główne czynniki błędnych założeń i ewentualnych problemów finansowych. Dlatego też tak istotne jest staranne podejście do planu, który zawierać może nawet kilka, kilkadziesiąt stron merytorycznej i rzetelnej treści. Pamiętaj – im więcej konkretów i informacji, tym większa szansa powodzenia.

Drugim czynnikiem jest nie trzymanie się planu, który w założeniu był poprawny i mógł przyczynić się do sukcesu. Działanie pod wpływem chwili, opieszałość, zbyt duża pewność siebie rozrzutność to główne czynniki, które nie sprzyjają utrzymaniu się obranego planu. Jeśli więc poświęcasz czas na stworzenie harmonogramu, potraktuj go jako realny szkielet działania, którego warto się trzymać i przestrzegać.

A trzecim czynnikiem są wszelkie elementy niezależne od nas, na których pojawianie się nie mamy wpływu, a ich przewidzenie staje się niemalże niemożliwe. Niestety, życie często weryfikuje nasze założenia i przewidywania, a nawet najbardziej skrupulatna analiza i przygotowany plan może nie poradzić sobie z czynnikami zewnętrznymi.