Polskie prawo wprowadziło szereg różnorakich dokumentów księgowych i finansowych, których celem jest dokumentacja przeprowadzonych transakcji. Wystawia się je w celu potwierdzenia sprzedaży towaru lub uzyskanej zapłaty. Rodzaj dokumentów uzależniony jest od wielu czynników, a oprócz “zwykłych” faktur pojawia się również faktura proforma.
Czym jest pro forma i kiedy się ją stosuje? Kto może ją wystawić i na co zwrócić uwagę podczas jej księgowania? Oto najważniejsze informacje na jej temat.
Czym jest faktura pro forma?
Zgodnie z obecnym, polskim prawem, faktura pro forma jest rodzajem dokumentu księgowego i nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty. Co to oznacza w praktyce? Mówiąc w dużym uproszczeniu: tego typu faktura nie jest dowodem realizacji transakcji. Jej wysyłka to najczęściej np. element oferty, przedstawiającej koszty i zasady rozliczenia w przyszłości. Wysyła się ją więc w kilku, znaczących przypadkach, np.
- kiedy należy wystawić wezwanie do zapłaty
- kiedy chcemy poinformować klienta o kosztach
- w celu zapowiedzenia docelowej faktury, za jakiś, określony wcześniej czas
Ważne jest zatem, aby pamiętać, że pro forma nie jest powiązana z obowiązkiem podatkowym i nie jest księgowana w ewidencji. Mówiąc więc wprost: proforma nie stanowi podstawy do roszczeń wobec odbiorcy.
Co powinna zawierać faktura pro forma?
Faktura w typie pro forma wyglądem nie różni się od klasycznej faktury VAT. Tak jak ta druga, posiadać musi:
- tytuł, numer oraz datę wystawienia
- ostateczną datę płatności (zwykle od 7 do 14 dni od jej wystawienia)
- wartość netto, wysokość podatku VAT oraz wartość brutto
- oznaczenie terminu wykonania usługi lub dokonania sprzedaży
- nadawca i odbiorca faktury
Jedyną, zauważalną różnicą jest tytuł, który niesie w sobie przedrostek “pro”. Pomóc w jej wystawieniu mogą programy, takie jak np. Afaktura, której zadaniem jest stworzyć wzór pod wystawiany dokument.
Kiedy stosuje się fakturę pro forma?
Poniekąd już odpowiedzieliśmy na to pytanie, ale uściślijmy pewne, zasadne okoliczności. Po pierwsze – nie ma jednoznacznych wskazań, mówiących kiedy proforma może być wystawiana, a kiedy nie. Nie ma przepisów jednoznacznie regulujących warunków, terminów i okoliczności, co oznacza, że po stronie kontrahenta istnieje wiele możliwości. Najpopularniejszym przypadkiem jest ten, kiedy wystawiana jest faktura pro forma wraz z ofertą, jako “przypieczętowanie” składanej propozycji. To dzięki niej obie strony mogą dopiąć formalności, wskazując usługi i sposoby jej fakturowania.
Po drugie – wiele firm wystawia fakturę zapowiadając wystawienie faktury VAT w przyszłości. To nijako przypomnienie lub uniknięcie nieterminowej zapłaty za zrealizowaną usługę.
Tak krótka charakterystyka pozwala nam zrozumieć sens i stosowność faktury pro-forma. Jej celem jest przede wszystkim regulacja współpracy i ustalenie relacji między kontrahentami. Po jej wystawieniu korzystać z jej możliwości mogą obie strony transakcji – wystawiający i ofertowany.
Pro forma, a faktura VAT – jakie są różnice?
Oba dokumenty charakteryzują się podobnymi elementami i składowymi, dzięki czemu wizualnie są do siebie niezwykle podobne. To właściwie jedyne podobieństwo, bowiem w rezultacie różnią się one od siebie – i to w sposób znaczący.
- faktura VAT jest dokumentem księgowym, a pro forma jest dokumentem informacyjnym;
- faktura VAT stanowi za potwierdzenie uiszczenia opłaty, a faktura pro forma nie pociąga za sobą zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego
- wystawienie faktury pro forma jest pozbawione konsekwencji podatkowych – faktura VAT już te konsekwencje za sobą niesie.
Brak komentarzy!